随着外包行业日益的兴起，行业间的竞争还是不断加剧，成本问题开始映入各家公司的眼帘之中，如何使用最少的人力成本，完成最好的外包服务，成为当下各个公司发展所急需要解决的问题。而成本问题中的人力服务成本，特别是呼叫中心外包企业中的人力服务成本就需要通过排班的方式来处理解决。而排班在当下无异分为两种，分别是手工排班和系统排班，面对不同的服务类型与规模，选择最适合的方式也是优化排班师工作量途径。

因此在手工排班中，我们通常使用的就是EXCEL表格进行排班，而在其中只有大量掌握了一些使用的EXCEL公式才可以有效、快捷的去处理大量的排班内容，让工作变的简洁，而今天我主要讲解的就是一些关于排班中会涉及到较为复杂的公式，而非前两期的入门操作内容。当然，这些公式不仅仅利用与排班当中，只要你会使用，同样可以在日常工作中使用，工作可以事半功倍，那么有兴趣的同学们就继续看看我今天要讲解的内容吧。

一、首先讲解一下我自己编制的分层时段数据处理组合公式，什么是分层时段数据，其实简单的讲解就是将30分钟时段数据转化为60分钟，或者将60分钟逆转为30分钟数据。相信大家对时段话务数据有一定的了解，目前我司已经是COPC认证通过的公司，按照专业以及我司的特性来看，30分钟的时段话务排班最为合适。所以我们在面临一些有合作方传递过来的非30分钟数据需要进行转换后方可使用，如果合作方系统仅能提供15分钟数据，那么我们如果我们是每个时段的两个15分钟数据相加，会致使工作量增大。如果利用适当的公式可以一步完成，提高我们等工作效率，同理，1h数据转化为30分钟也是一样的。那么这个公式具体怎么使用呢？随我娓娓道来。

（1）那么我先讲述一下短时间数据向长时间数据转化的公式，也就是15分钟数据转化为30分钟（同理亦可用于其他的地方，主旨为A1+A2=B1延续），公式为SUM(OFFSET(A1,ROW(A1)-1,2))。那么我们可以看到这个不是单一的EXCEL公式可以使用的，就像之前我所说的VLOOKUP一样，单一选择获取，这是一个组合公式，现在我先单个单个公式的给予大家讲解；

由内而外第一个单一公式为ROW，其意思为“返回一个引用的行号”，很简单，就是显示该单元的行号，例如ROW(A3)输出结果是“3”就是第三行；ROW(B13)输出结果是“13”；与列字母无关，仅显示所在单元的行号。

接下来的公式是OFFSET，意思是以指定的引用为参照系，通过给定偏移量返回新的引用。通俗点就是设置某个坐标点，根据坐标点去移动截取数据，这里要表明，截取的几个单元格数据不做任何公式的处理，仅为简单的截取；其完整公式寓意如下：OFFSET(reference,rows,cols,height,width)= OFFSET(参考系或参考区域，向下移动行数，向右移动列数，取值行数，取值列数)；假设在如图所示里面利用OFFSET公式进行数据引用：

取第一个数据OFFSET(C3,1,2,1,1)，就是将C3单元格设为坐标，向下移动一格，向左移动两个，取值为行列单位为1的数据，即为“20”，也就是读取了E4单元格信息；那么是OFFSET(C3,2,2,1,1)是E5单元“25”，OFFSET(C3,-1,-2,1,1)读取的就是A2单元格“6”。如果要获取两行数据就是OFFSET(C3,1,1,2)，那么读取的就是“19和24”，其中HEIGHT,WIDTH均可不填写，默认为1。

现在我们在通读之前我提供的公式就可以看出SUM(OFFSET(A1,ROW(A1)-1,2))意思是将紧邻两列的数据进行相加求和的意思，也就是我之前所说的15分钟时段数据转换为30分钟数据，其中A1为坐标值，ROW(A1)只要保证行数为1即可，列字母可随意更换。详情可见下图：

（2）之后我要讲解的公式是上一个公式的逆推使用方式，既1小时数据如何转化为30分钟数据，其公式为OFFSET($A$1, INT((ROW(A1)-1)/2), 0 )/2。首先ROW（）在前面已经说明了用途，现在要说的公式是INT（）公式；

INT（）公式表示将数值向下取整为最接近的整数，简单讲就是舍弃小数点后所有数据；例如INT（13.5）=13。所以整个公式就是将某一个单元格平均分为两份，实现60分钟粗略向30分钟数据的转换。

（3）接下来我讲的一个公式为双条件导引数据，在排班中一般用于将系统导出的时段数据，转化为排班所需格式的时段数据形式，如图：

当系统或者合作方给予的数据为每天每个时段排列于一起的数据时，在排班（或者日常工作数据整理）中需要将数据整理为如右边XY轴的格式，方便查看每天每个时段，话务数据占比的详情。那么所需要使用的公式就是INDEX($E$:$E$,MATCH(H$1&$G2,$B$:$B$&$D$:$D$,0))，那么这个公式组合具体是什么意思，又如何使用，我们继续来一步步的从内到外拆分解读。

首先我们了解MATCH公式是什么意思，其解读为返回符合特定值特定顺序的项在数组中的相对位置。假设按照上个图片内单个格进行取数MATCH（G3，D：D，0），最终取值是4，那是什么意思呢？就是在D列中9:00在什么位置，也就是第四位置。

然后INDEX公式的含义是在给定的单元格区域中，返回特定行列交叉单元格的值或引用。现在我们同样引用上图中的数据做演示，取INDEX（A：D，3,4）=8:30，其含义就是引用A到D列范围内，第三行第四列的数据是什么。

所以我们用INDEX($E$:$E$,MATCH(H$1&$G2,$B$:$B$&$D$:$D$,0))公式就可以引用到我们需要的数据，导入我们需要完成XY轴格式，方便我们进行日常预测数据使用，提升我们等工作效率，不需要单日单时段拉取数据。
 

以上公式均为我自己日常工作所研究的一些在排班中常用但复杂的叠加公式，当然排班汇总不仅仅用这些，所需要用到的公式会很多例如SUM,AVERAGE，IF等等简单的公式以及组合，方能完成复杂的手工排班数据计算。因为在之前的文章中已经有过教学，本次不再单独叙述。

本次讲解的叠加公式虽然以排班中为演示，但主要也是希望借此打开大家针对EXCEL公式使用的思路，希望大家可以通过本次的学习去举一反三让自己的工作效率获得更高的提升；若大家对此感兴趣后面我也会逐渐去分享我所熟悉的使用方式教习大家，当然大家也可以通过百度、书籍等方式去学习，EXCEL的使用不仅仅是减轻我们的工作量，同样也是我们敲开高薪资、高层级工作必备的敲门砖，分享的最终目的也是希望大家可以了解EXCEL的魅力，而与君共勉。
 

❖作者李帅 山东澳迪赛企业管理咨询有限公司